L’Administration de l’aéroport international d’Ottawa (Administration) accepte présentement les candidatures en vue de pouvoir un poste de responsable des inscriptions.

En tant que membre de l’équipe de sûreté, la personne responsable des inscriptions fournira un service à la clientèle exceptionnel dans les deux langues officielles aux partenaires et parties prenantes de l’Aéroport et agira en tant qu’agent de liaison responsable des inscriptions pour le Programme d’habilitation de sécurité de Transports Canada (TC). La personne responsable des inscriptions prend des décisions motivéees au moment de déterminer le statut des demandes, produire et délivrer des cartes, accorder l'accès aux portes et attribuer des clés pour les zones réglementées si nécessaire. La personne responsable des inscriptions s’occupe des problèmes ayant trait aux demandes d'habilitation de sécurité, à la vérification des antécédents des personnes candidates et au contrôle d'accès. Ce travail implique une analyse et un traitement minutieux des demandes d’habilitation de sécurité, afin de repérer les demandes incomplètes ou incorrectes et de veiller à l’application des protocoles d'habilitation de sécurité. De plus, la personne responsable des inscriptions prendra des mesures proactives pour gérer les problèmes complexes liés aux cartes perdues et les besoins d'accès aux zones sensibles, et démontrera un engagement à l’égard de la sûreté, de l'efficacité et de la satisfaction de la clientèle. En outre, la résolution des problèmes s'étend au contrôle des stocks, au soutien des audits et des enquêtes, et fait ressortir la nécessité de mesures préventives pour maintenir l'efficacité opérationnelle et la conformité en matière de sécurité.

FONCTIONS ESSENTIELLES :

• Analyser et traiter les demandes et les formulaires, y compris les demandes d'habilitation de sécurité en matière de transport (HST) pour les titulaires d'une habilitation de sécurité valide du gouvernement du Canada, les demandes HST pour les membres de la police/du SCRS, les demandes HST complètes, les formulaires de demande de carte d'identité de zone réglementée (CIZR) délivrée par YOW et les demandes de CIZR du Canada conformément aux procédures établies pour les candidats et candidates internes et externes souhaitant obtenir une habilitation de sécurité de Transports Canada
• Créer ou mettre à jour les profils des candidats dans C-CURE et transcrire toutes les informations pertinentes dans le système informatisé d'identification dactyloscopique (SAID)
• Coordonner les erreurs et les informations manquantes sur les demandes retournées par TC; assurer la liaison et résoudre les problèmes avec les demandeurs afin de rectifier les problèmes
• Évaluer les demandes d'habilitation de sécurité en matière de transport, refuser celles qui comportent des informations manquantes et (ou) inexactes conformément aux exigences établies pour les demandes d'habilitation de sécurité en matière de transport
• Examiner et évaluer toutes les demandes d'autorisation approuvées et faciliter le téléchargement quotidien des fichiers dans la base de données de l'Administration canadienne de la sûreté du transport aérien (ACSTA)
• Coordonner les demandes d'autorisation des entreprises nouvelles et existantes, y compris les dossiers des signataires autorisés, la configuration du profil C-CURE, la création d'un dossier d'accès aux portes, la communication avec les parties prenantes et la validation des documents pour les permis de stationnement du personnel
• Examiner et évaluer les résultats des vérifications des antécédents de la police et déterminer l'admissibilité à un laissez-passer de sécurité
• Délivrer aux sous-traitants un laissez-passer temporaire de sécurité en fonction des permis de travail
• Savoir composer avec des situations sensibles et complexes, et déterminer l'admissibilité à un laissez-passer de sécurité
• Évaluer et approuver les demandes de retrait de clés du système de suivi des clés, tenir les registres et traiter les clés pour les permis de travail quotidiens et les projets
• Administrer le processus des frais de non-retour, des clés manquantes, des CIZR perdues ou volées, de stationnement et des laissez-passer des visiteurs en communiquant directement avec les parties prenantes en tant que représentants de l'Administration 
• Administrer la formation du Programme principal sur la sensibilisation à la sûreté pour les aéroports canadiens (PSSAC) et répondre aux demandes et aux questions
• Contrôler et assurer une prestation de services de qualité et aider le responsable du Centre de service à la clientèle (CSC) à trouver des solutions efficaces et à accroître la productivité
• Veiller à ce que toutes les fonctions et exigences du CSC soient remplies pendant les absences et les périodes de pointe; faire preuve de capacité d’adaptation et travailler en équipe; avoir une en ayant une connaissance approfondie du système C-CURE, comprendre les lignes directrices et les règlements de TC, y compris le traitement des données biométriques
• Assurer la formation en cours d’ermploi et fournir des conseils au nouveau personnel du CSC tout en maintenant un processus de candidature efficace pour les clients
• Tenir à jour les instructions relatives aux demandes, les manuels de procédure, les procédures normales d’exploitation (SOP) et les avis pertinents, comme il se doit
• Appliquer des techniques d'écoute active au moment de participer à des appels téléphoniques, dans ses interactions et ses messages vocaux, afin de saisir et de retenir avec efficacité des détails indispensables et de bien comprendre son interlocuteur et de lui fournir une réponse appropriée et précise
• En temps opportun, répondre aux demandes des parties prenantes en prenant des décisions éclairées pour les demandes d'accès et le traitement des demandes
• Documenter l'historique des comptes, enquêter et fournir l'état des comptes des clients
• Répondre aux demandes, commentaires et plaintes du personnel et de la clientèle en faisant preuve d'un grand sens des relations interpersonnelles
• Identifier et résoudre les problèmes ou répercussions potentiels qui pourraient affecter les opérations, la gestion des contrats, la sûreté ou la sécurité, y compris les erreurs liées au traitement des demandes, à la délivrance des cartes, à la fourniture des clés et à la gestion de l'accès aux portes des zones sensibles
• Reconnaître les conséquences opérationnelles, financières et juridiques de ces erreurs et communiquer ces préoccupations aux parties concernées et porter les problèmes à l'attention de ses supérieurs si nécessaire
• Après avoir examiné attentivement les documents justificatifs des parties prenantes, gérer la création, la délivrance et l'attribution des cartes d'accès. Déterminer l'accès critique autorisé à des zones sensibles spécifiques de l'Aéroport
• Assumer la responsabilité du contrôle de l'inventaire, c'est-à-dire des pièces justificatives, des formulaires, des pellicules de plastique, des cartes de procuration et des demandes
• Fournir un soutien au cours des audits internes et externes impliquant des activités liées à la sécurité, au stationnement ou aux opérations de bureau, y compris les enquêtes et les audits réglementaires
• Recevoir et entreposer les colis ou courriers entrants des parties prenantes approuvées et en informer le destinataire par courrier électronique
• Recueillir et expédier les colis ou courriers sortants des parties prenantes approuvées
• Recevoir les colis ou courriers entrants et les mettre en lieux sûrs jusqu'à ce qu'ils soient récupérés par le représentant de l'Administration 
• S’occuper du processus de renouvellement des permis d’exploitation de véhicules côté piste (PEVCP) en faisant coïncider la date d'expiration des CIZR des titulaires avec la date d'expiration correspondante de leur PEVCP, et superviser l'impression de ces cartes. Cela permet d'assurer la continuité de ces privilèges tout en maintenant une stricte conformité avec les exigences réglementaires
• Émettre les étiquettes mobiles de stationnement, les cartes HID et les transpondeurs appropriés en tirant parti de sa connaissance des emplacements de stationnement
• Désactiver les cartes aéroportuaires du personnel en émettant des reçus d'annulation, en les horodatant et en les classant dans un dossier papier, y compris supprimer l'accès aux portes sur C-CURE et désactiver les CIZR dans la base de données de l'ACSTA, et mettre à jour la « liste des procurations à détruire »
• Participer aux exigences de conformité de l'industrie des cartes de paiement (PCI)

La personne candidate sélectionnée doit : 

• Être capable de prendre des décisions judicieuses et autonomes dans un environnement dynamique et rapide; 
• Posséder d’excellentes compétences en matière de service à la clientèle et savoir comprendre et remplir les besoins de la clientèle; 
• Aimer travailler avec la clientèle interne et externe, avec politesse, professionalisme et un sens de l'accueil, et être calme
• Être capable de fournir des conseils à des collègues et à la clientèle; 
• Être capable de respecter les procédures établies; 
• Faire preuve d'esprit de collaboration, de souplesse et de confiance, et travailler efficacement, tant de manière indépendante qu'au sein d'une équipe;
• Faire preuve d'une grande motivation, d'un sens aigu de la facilitation, d'un bon jugement, d'un souci du détail, d'un sens de l'organisation et d'une grande discrétion; et 
• Être en mesure de travailler avec divers logiciels d'exploitation et à les maîtriser. 

Ces qualités et aptitudes, d’excellentes relations ainsi qu’une attitude professionnelle et positive contribueront à la réussite de la personne titulaire de ce poste dans la création de relations de travail positives dans un environnement de travail en équipe. 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES :

• Réussite d’un programme d’études postsecondaires et au moins deux années d’expérience connexe 
• Expérience dans un contexte public de service à la clientèle dans un environnement dynamique
• Connaissance des pratiques et procédures générales de bureau
• Expérience de la saisie de données
• Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Outlook, Word et Excel)
• Désir de travailler en équipe avec une approche axée sur les résultats
• Souci du détail et esprit critique
• Solides compétences en matière de communication et de rédaction en anglais et en français
• Bilinguisme (anglais et français)

ATOUTS :

• Bien connaître les règlements de l’Aéroport et les politiques et lignes directrices relatives aux exploitations aéroportuaires, Services de transport de la clientèle et du stationnement 
• Expérience dans le traitement des demandes 
• Expérience dans la gestion de bases de données

À PROPOS DU POSTE : 

Salaire 

L’échelle salariale pour ce poste est de 67 342 $ à 76 114 $ par année conformément à la convention collective en vigueur (taux de rémunération du 1er juillet 2022 au 30 juin 2024) et en fonction d’une semaine de travail de 37,5 heures. 

Exigences de l'emploi 

• Réussir le contrôle aux fins de l’obtention d’une habilitation de sécurité et d’une Carte d’identité pour les zones réglementées (CIZR) 

Pour explorer cette possibilité d’emploi, veuillez transmettre votre curriculum vitae par courriel à [email protected].  

L’Administration souscrit aux principes de l’équité en emploi et vise à se doter d’un effectif représentatif de la diversité de la population canadienne. Nous encourageons fortement les candidats et candidates à indiquer volontairement sur leur demande s’ils sont une personne handicapée, une personne autochtone ou un membre d’une minorité visible.